Kontor och butik: lokalbehov, krav och anpassning

Kontor och butik är två olika lokaltyper – och det avgör resten

En lokal är en yta i en byggnad som används till annat än boende: kontor, butiker, lager, restauranger, skolor eller parkering. I fastighetsstatistiken kallas de icke-bostadsytor och fördelas på olika typer av lokalfastigheter (Fastighetsägarna).

Fastigheter med lokaler delas i två huvudtyper. Renodlade lokalfastigheter innehåller bara lokaler – kontorsbyggnader, gallerior och lager. Blandfastigheter kombinerar bostäder och lokaler, exempelvis butiker i bottenplan och lägenheter ovanför.

Vanligast är blandningen, ofta med lokaler i bottenvåningen och bostäder ovanför.

Av de över 88 500 fastigheter som innehåller lokaler är cirka 24 000 renodlade lokalfastigheter, främst kontor och butiker. Hotell- och restaurangfastigheter utgör cirka 4 500. Kiosker, parkeringshus och kontor i industriområden är mindre kategorier men tydligt närvarande.

Skillnaden är praktisk. En butik är normalt en publik lokal dit allmänheten har tillträde. Ett kontor är i första hand en arbetsplats för anställda.

Regelverken förvaltas av olika myndigheter. Boverket preciserar kraven på byggnaders tillgänglighet och användbarhet i byggreglerna. Arbetsmiljöverket ansvarar för föreskrifterna om arbetsplatsers utformning, AFS 2023:12.

Det avgör vilka regelverk som styr utformningen, vem som ställer kraven och vilka anpassningar som måste vara klara innan verksamheten flyttar in. Lokaltypen sätter ramen för hela projektet – från planlösning till vad som är obligatoriskt och frivilligt.

Lokalbehovet bestäms av verksamheten – inte av antalet kvadratmeter

Storlek och utformning av en arbetslokal beror på verksamhetens omfattning, antalet anställda och de anställdas behov och förutsättningar. Arbetsmiljöverket betonar att man redan vid planering och projektering bör ta reda på så mycket som möjligt om lokalernas framtida användning.

Kvadratmeterna säger inte allt. Hur funktioner planeras, utformas och placeras – och sambanden mellan arbetsplatsens delar – styr hur stor lokal som faktiskt behövs.

Två lokaler med samma yta kan ge helt olika förutsättningar beroende på hur reception, mötesrum, tysta arbetsplatser, lager och personalutrymmen förhåller sig till varandra.

Distansarbetet har förskjutit bilden. I rapporten Kostsam kvadratjakt (RiR 2025:17) konstaterar Riksrevisionen att många statliga medarbetare arbetat på distans sedan pandemin. Det har minskat behovet av kontorsareor men skapat nya behov av olika arbetsytor.

Granskningen visar också att många myndigheter i dag har betydligt fler kontorsplatser än beläggningsgraden motiverar. Mönstret känns igen utanför staten: när ingen är på plats alla dagar räcker det sällan att krympa ytan. I stället förändras behovet av samtalsrum, tysta rum och platser för samarbete.

Statens samlade kontorskostnader uppskattas till 10–15 miljarder kronor per år. En effektivare användning av kontorsareor, med mindre ytor och kontor i mindre centrala lägen, bedöms kunna minska kostnaderna med omkring en fjärdedel. Många myndigheter använder samtidigt betydligt större kontorsarea per anställd än jämförbara verksamheter.

En lokal som är för liten, för stor eller fel disponerad skapar problem. Enligt Arbetsmiljöverket påverkar storleken säkerhet, hälsa och tillgänglighet. Olämplig utformning kan öka risken för våld och hot om våld samt försämra ergonomin.

Frågan gäller därför inte bara hur många kvadratmeter verksamheten behöver, utan vad ytorna ska användas till.

Planlösning, akustik och avskildhet – risker man sällan ser i ritningen

Rummets utformning påverkar akustik, taluppfattbarhet och efterklangstid. I öppna arbetslokaler är risken stor att arbetstagare stör varandra om de sitter för trångt – av samtal och av människor som rör sig i rummet, så kallat visuellt buller.

Brist på avskildhet är en arbetsmiljörisk i sig. Utan möjlighet att dra sig undan kan arbetstagare bli utmattade. När andra kan titta över axeln kan de känna sig övervakade och otrygga. Det syns sällan på ritningen men märks snabbt i vardagen.

Olämplig planlösning kan försvåra kognitionen genom att göra det svårt att förstå hur lokalerna ser ut och att hitta i dem. Utformningen påverkar också vilka transporter som behöver planeras. Det krävs tillräckligt med plats för att kunna använda rullstol.

Utformningen ska bidra till säkerheten på arbetsplatsen, bland annat genom att förebygga våld och hot om våld, och ge förutsättningar för god ergonomi.

Även personalutrymmen kan finnas utomhus, till exempel rast- eller pausplatser. Friytan utomhus behöver vara rätt placerad, tillräckligt stor och lämpligt utformad med hänsyn till säkerhet och tillgänglighet, och vara en del av arbetsplatsen.

I en butik tillkommer kundflödet. Köbildning, varupåfyllning och kassaområdets placering påverkar personalens arbetsställningar och möjligheten att hålla ordning på vilka som rör sig i lokalen.

Butikens tillgänglighet: preciserade krav för publika lokaler

Plan- och bygglagen kräver att en byggnad är tillgänglig och användbar för människor vars rörlighet eller orienteringsförmåga är nedsatt. Den ska utformas, projekteras och utföras så att kravet uppnås.

I 8 kap. 1 § plan- och bygglagen (2010:900) står att en byggnad ska vara lämplig för sitt ändamål, ha god form-, färg- och materialverkan samt vara tillgänglig och användbar för personer med nedsatt rörlighet eller orienteringsförmåga.

Kravet på tillgänglighet och användbarhet ska medföra att byggnader kan nås och användas även av personer med nedsatt rörelse- eller orienteringsförmåga.

De grundläggande kraven finns i PBL. De preciserade krav som gäller för publika lokaler finns i byggreglerna. Byggreglerna preciserar utformningskrav och tekniska egenskapskrav om tillgänglighet och användbarhet i plan- och bygglagen och plan- och byggförordningen.

I 8 kap. 4 § PBL listas de tekniska egenskaper som är väsentliga: bärförmåga, stadga och beständighet, säkerhet i händelse av brand, skydd med hänsyn till hygien, hälsa och miljön, säkerhet vid användning, skydd mot buller, energihushållning och värmeisolering, lämplighet för det avsedda ändamålet, tillgänglighet och användbarhet för personer med nedsatt rörelse- eller orienteringsförmåga, hushållning med vatten och avfall, bredbandsanslutning och hållbar mobilitet.

Tillgänglighetskraven har tre undantag i bygglagstiftningen: fritidshus med högst två bostäder; arbetslokaler där det är obefogat att göra dem tillgängliga och användbara med hänsyn till verksamhetens art; och ytterligare ett undantag som rör entrén till vissa bostadshus.

En kommun får inte, utom i vissa fall, ställa egna krav på ett byggnadsverks tekniska egenskaper vid planläggning eller i andra ärenden enligt PBL. Bestämmelsen finns i 8 kap. 4 a §. Ställer kommunen sådana krav är de utan verkan.

För en butik eller annan publik lokal gäller kraven som utgångspunkt. Entré, kundytor och kommunikationsvägar behöver fungera för besökare med nedsatt rörlighet eller orienteringssvårigheter.

Inför avtalet: kontrollera att entré, kundytor och kommunikationsvägar klarar 8 kap. 1 § PBL, att byggnaden uppfyller de tekniska egenskaperna i 8 kap. 4 § och om något av de tre undantagen kan åberopas. Kontrollera också om kommunen ställt egna krav, som enligt 8 kap. 4 a § är utan verkan.

Tillgängligheten bör därför kontrolleras innan avtal tecknas, inte efter inflyttning.

Krav på tillgänglighet i publika lokaler (bygglov)

Kontorets tillgänglighet: samma lokal, olika krav beroende på skede

Arbetsmiljölagen kräver att arbetsförhållandena anpassas till människors olika förutsättningar fysiskt och psykiskt. Syftet med Arbetsmiljöverkets tillgänglighetsregler är att så många som möjligt ska kunna delta i arbetslivet på lika villkor.

Arbetsmiljölagen (1977:1160) har till ändamål att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet och att i övrigt uppnå en god arbetsmiljö (1 kap. 1 §).

Även allergier påverkar hur en arbetsmiljö ska utformas. En miljö anpassad för personer med olika funktionsnedsättningar är bra för alla.

Tillgänglighetskraven i Arbetsmiljöverkets föreskrifter och allmänna råd (AFS 2023:12) om utformning av arbetsplatser skiljer sig mellan befintlig byggnad med arbetsplatser, projektering för ombyggnad av befintlig byggnad till arbetsplatser och projektering av ny byggnad med arbetsplatser.

De tillgänglighetsparagrafer som inte är markerade att specifikt gälla projektering eller befintlig arbetsplats behöver beaktas i båda skedena, om inte undantag gäller.

Det framgår vilka bestämmelser som gäller i vilket skede. Tillgänglighetsbestämmelserna behöver beaktas både vid projektering och på en befintlig arbetsplats.

På en befintlig arbetsplats ska arbetstagare med en eller flera funktionsnedsättningar eller allergier kunna utföra sitt arbete. De ska också kunna ta sig till och vistas i personalutrymmen för social samvaro, använda minst en toalett på varje våningsplan och utrymma säkert.

Om en utrymningsväg på en befintlig arbetsplats inte låter en arbetstagare med nedsatt funktionsförmåga utrymma hela vägen till en säker plats på egen hand, behövs normalt en tillfällig utrymningsplats i eller intill vägen. Både platsen och vägen dit måste vara tillgängliga.

För att ingen ska lämnas kvar på en sådan plats kan det finnas kommunikationssystem eller rutiner för att meddela räddningstjänsten att någon behöver assistans.

Hyra eller äga – vem har egentligen möjlighet att anpassa lokalen?

Hyra eller äga påverkar handlingsutrymmet, men avgör sällan ensamt hur väl lokalen formas efter verksamheten. Möjligheten att vara med och påverka utformningen i tid är central.

Det praktiska handlingsutrymmet bestäms snarare av avtalets innehåll och av när i processen man kommer in.

Den som hyr kan behöva förhandla in anpassningar i avtalet och få fastighetsägarens medgivande för ingrepp i stomme, installationer eller planlösning. Den som äger har rådigheten men bär investeringen och risken att lokalens utformning låser verksamheten om behoven förändras.

Påverkansmöjligheten i ett tidigt skede väger ofta tyngre än ägandeformen i sig.

Frågor att ställa tidigt: Vilka anpassningar ryms inom avtalet? Vem ansvarar för och finansierar dem? Vad händer om verksamheten växer eller krymper? Svaren avgör hur mycket av lokalens utformning som ligger i verksamhetens egna händer.

Anpassning som inte tar slut vid inflyttning

Myndigheten för delaktighet arbetade intensivt för att de nya lokalerna skulle bli tillgängliga. Medarbetarna fick vara med tidigt och genom hela processen, och myndigheten fortsätter anpassa lokalerna även efter flytten.

Anpassningarna omfattar lösningar för medarbetare med synnedsättning, hörselnedsättning och för rullstolsburna medarbetare. I lokalerna finns exempelvis höj- och sänkbar diskbänk, ledarhundhörna och dämpad ljudnivå (Sunt Arbetsliv, 7 januari 2025).

Anpassningen var inte ett engångsprojekt med slutdatum. Medarbetarnas tidiga och löpande deltagande gjorde det möjligt att upptäcka behov innan de blev problem och att justera efter inflyttning när vardagen visade vad som fungerade.

Ett kontor styrs av arbetsmiljölagen och AFS 2023:12, en butik dessutom av tillgänglighetskraven i PBL och Boverkets byggregler. Anpassningar som rör både personal och besökare behöver därför stämmas av mot två regelverk.

Samma arbetssätt passar mindre verksamheter: involvera dem som ska arbeta i lokalen tidigt, följ upp lösningarna i drift och se anpassning som en pågående del av arbetsmiljöarbetet – inte som en avslutad byggfråga.

Anpassning av arbetsplats efter inflyttning – livslång process

Var finns lokalerna – och vad betyder det för dig som söker kontor eller butik?

I Sverige finns över 88 500 fastigheter med lokaler (Fastighetsägarna). Beståndet är ojämnt fördelat och koncentreras främst till storstadsregionerna.

Stockholm, Göteborg och Malmö har de största bestånden. Stockholm har 8 646 fastigheter med bostäder och lokaler, 1 147 lokaler och 154 hotell- och restaurangfastigheter. Göteborg har 3 484, 923 respektive 92; Malmö 1 900, 495 respektive 45.

Stockholm har överlägset flest lokaler i landet. Göteborg utmärker sig med många parkeringshus, medan Malmö har ett mer jämnt fördelat lokalbestånd.

Även mellanstora städer har betydande bestånd. Västerås hade 2024 totalt 310 rena lokalfastigheter och 21 kontor på industrimark. Umeå följde tätt efter med 278 lokaler och 31 industrikontor.

Jönköping och Gävle ligger på liknande nivåer: 267 respektive 308 lokaler samt ett stort antal kontor knutna till industriområden.

För den som söker kontor eller butik ser konkurrensen olika ut beroende på ort. I storstadsregionerna finns flest objekt att välja bland, men också flest aktörer som konkurrerar om dem.

I mellanstora städer är utbudet mindre till volymen men kan vara starkare inom kontors- och industrisektorn. Det påverkar både prisläge och hur snabbt en lämplig lokal blir ledig.

Sverige: Fastigheter med lokaler – fördelning per region