Så bedömer du lokalbehovet för ett kontor

Lokalbehovet styrs av verksamheten, inte av ett fast kvadratmeterantal

Hur stor en arbetslokal behöver vara och hur den utformas beror på verksamhetens omfattning, antalet anställda och de anställdas behov och förutsättningar, enligt Arbetsmiljöverket. Utformningen påverkar hur arbetstagarna upplever arbetsmiljön. Utgångspunkten är därför en beskrivning av verksamheten, inte en generell yta per person.

Reglerna innehåller ingen exakt kvadratmetersiffra. Kravet är i stället tillräckligt utrymme för att arbeta bekvämt, röra sig obehindrat och utrymma lokalen säkert. Vid inspektion tittar Arbetsmiljöverket på helheten – ljud, ljus, luft och möjligheten till avskildhet – inte på ett måttband.

Arbetsmiljöverket lyfter riskerna med lokaler som är för små, för stora eller olämpligt utformade. Storleken påverkar säkerhet, hälsa och tillgänglighet.

Fel utformning kan öka risken för våld och hot om våld och försämra ergonomin. Olämpliga planlösningar kan försvåra orienteringen genom att göra det svårt att förstå hur lokalerna ser ut och att hitta. Enligt SAMkollen sjukskrivs tusentals svenskar varje år av nackvärk, ryggproblem, stressutmattning och utbrändhet med rot i kontorsarbete.

Arbetsmiljölagen (1977:1160) är en ramlag. Arbetsgivaren ska vidta alla åtgärder som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall, och arbetsförhållandena ska anpassas till människors olika förutsättningar. De konkreta kraven finns i Arbetsmiljöverkets föreskrifter.

Enligt SAMkollen är tre regelverk särskilt viktiga för kontor. Det gäller AFS 2023:1 om systematiskt arbetsmiljöarbete och AFS 2023:12 om utformning av arbetsplatser. AFS 2023:12 omfattar dagsljus, ventilation, personalutrymmen och utrymme att röra sig. Dit hör också OSA-reglerna i AFS 2023:2 om organisatorisk och social arbetsmiljö.

I praktiken används ändå tumregler. För kontorshotell räknas 3–5 kvadratmeter per anställd. För eget kontor räknas 15 kvadratmeter per anställd, inklusive kök, korridorer och gemensamma ytor. Rätt storlek per anställd ligger vanligtvis mellan 8–12 kvadratmeter beroende på arbetsmodell.

I äldre byggnader kan ventilation och kyla vara dimensionerade för färre medarbetare. Då kan det krävas 20–35 kvadratmeter per anställd.

Kartlägg uppgifter, funktioner och flöden

Arbetsmiljöverket konstaterar att storleken påverkas av hur funktioner och samband mellan arbetsplatsens olika delar planeras, utformas och placeras. Inventera därför vilka funktioner som ska rymmas: enskilt arbete, samtal, möten, kundmottagning, förvaring, teknikutrymme och paus. Kartlägg också hur de hänger ihop.

Gå igenom arbetsuppgifterna en och en. Notera vilka krav de ställer på rummet: avskildhet eller tystnad, samtal med andra, särskild utrustning eller särskilt utrymme. Notera också hur ofta och hur länge uppgiften utförs. Det avgör om en funktion behöver eget rum, egen zon eller kan dela yta med något annat.

Placeringen avgör hur mycket yta som faktiskt går åt. Funktioner som många använder ofta läggs nära entré och kommunikationsstråk. Koncentrationskrävande uppgifter läggs bort från gångtrafik och samtalszoner. Utformningen påverkar också vilka transporter som behöver planeras i lokalerna, enligt Arbetsmiljöverket.

Ta med drift och underhåll i inventeringen. Alla arbetstagare i eller i anslutning till den färdiga byggnaden ska ha en god arbetsmiljö. Det gäller även städning, sophämtning, varuleveranser och annat drift- och underhållsarbete. Enligt Arbetsmiljöverket beaktas detta inte alltid i tillräckligt hög grad.

Det innebär utrymme för arbetsutrustning, rörelsefrihet och tillräckligt arbetsutrymme för underhåll och tillsyn.

Kontrollera tidigt att lokalen är lämplig för ändamålet. Arbetsmiljöverket kan inte tillåta fastighetsägaren att hyra ut om lokalerna inte är lämpliga för verksamheten. Det kan innebära ombyggnad.

Omsätt inventeringen till yta. Bestäm antal anställda och faktisk närvaro. Multiplicera med relevant tumregel: 3–5 kvadratmeter per anställd på kontorshotell, 8–12 kvadratmeter per anställd som rätt storlek, eller 15 kvadratmeter per anställd för eget kontor inklusive kök, korridorer och gemensamma ytor.

Lägg till särskilda ytor för möten, samtal, förvaring, teknik och paus. Kontrollera ventilation och kyla, särskilt i äldre byggnader där 20–35 kvadratmeter per anställd kan krävas.

Kartläggning av funktioner och flöden i arbetslokaler

Utrymme för rörelse, tillgänglighet och utrymning

Utrymme att röra sig obehindrat och att utrymma lokalen säkert är en del av kravet, vid sidan av utrymme för att arbeta bekvämt. Föreskrifterna om arbetsplatsens utformning innehåller krav och råd om utrymningsvägar, personalutrymmen, ventilation, dagsljus och belysning.

Tillgängligheten ingår i bedömningen: det behövs tillräckligt med plats för att kunna använda en rullstol i lokalerna. Nya och ombyggda lokaler ska vara lätta att orientera sig i och dimensionerade för användning av en mindre utomhusrullstol. Föreskrifterna innehåller regler om tillgänglighet för personer med funktionsnedsättning.

Planlösningen påverkar kognitionen. En olämplig utformning kan göra det svårt att förstå hur lokalerna ser ut och att hitta. Det talar för tydliga entréer, överblickbara siktlinjer och en konsekvent placering av återkommande funktioner. Då går lokalen att läsa utan skyltar överallt.

Räkna också in utrymme för den utrustning som verksamheten faktiskt använder. Arbetsmiljöverket anger att det ska finnas utrymme för arbetsutrustning, rörelsefrihet och en god arbetsmiljö med hänsyn till ergonomi, ventilation och ljus. Saknas ytan hamnar utrustningen i gångstråk och arbetsplatser. Det minskar både rörelsefriheten och utrymningsmöjligheterna.

Boverkets föreskrifter och PBL gäller vid byggande. Till skillnad från kraven i Boverkets föreskrifter är kraven för arbetslokaler i Arbetsmiljöverkets föreskrifter även tillämpliga på befintliga byggnader utan att några ändringar görs i byggnaden.

Till skillnad från PBL är arbetsmiljölagen direkt inriktad på verksamheten som bedrivs i och i anslutning till byggnaden.

Zoner för koncentration, samarbete och avskildhet

I arbetslokaler med öppna planlösningar är risken stor att arbetstagarna stör varandra om de sitter för trångt. De kan störas av andras samtal och av människor som rör sig i rummet – det Arbetsmiljöverket kallar visuellt buller.

Utan möjlighet till avskildhet kan arbetstagarna bli utmattade. När andra kan titta över axeln kan de känna sig övervakade och otrygga. Avskildhet är därför ett lokalbehov, inte enbart en fråga om arbetskultur eller vanor.

Dela in lokalen efter vilket slags arbete som ska ske: koncentrationszon utan gångtrafik, zon för samtal och samarbete, samtalsrum eller bås för telefonsamtal och känsliga ärenden, mötesrum och pausyta. Hur många och hur stora zonerna behöver vara beror på hur många som arbetar samtidigt, hur ofta samtalen sker och hur länge de varar. Avskildhet kan också lösas med bokningsbara rum i stället för fler kvadratmeter, förutsatt att de ligger nära arbetsplatserna och räcker till.

Vid en inspektion ingår möjligheten till avskildhet i helhetsbedömningen, tillsammans med ljud, ljus och luft. Det gör avskildhet till en fråga som kan bli föremål för krav vid tillsyn, inte bara en trivselfråga.

Inomhusmiljön: ljud, ljus, luft och klimat

Utformningen av ett rum påverkar akustiken, taluppfattbarheten och efterklangstiden. Akustik är därför en lokalplaneringsfråga. Rumsform, material, avstånd mellan arbetsplatser och hur många som sitter i samma rum spelar in utöver de tekniska lösningarna.

Bländning är ett vanligt problem i kontorslandskap. Enligt Per Nylén, belysningsansvarig på Arbetsmiljöverket, bländas de som sitter i kontorslandskap av kollegernas armatur. Armaturerna ska vara avbländande så att man inte ser ljuskällan från arbetskamraten.

Ett annat vanligt fel är att arbetsgivare har köpt in för billig och enkel armatur anpassad för enkelrum i stället för för kontorslandskap.

Konsekvenserna är konkreta. Dålig belysning gör att man spänner ögonen och påverkar musklerna i kroppen. Blir man bländad eller sitter i för dunkel belysning lutar man sig närmare datorskärmen och belastar kroppen felaktigt. Det kan ge ledbesvär och spända muskler.

Föreskrifterna ställer krav på dagsljus: om möjligt ska de anställda ha tillgång till dagsljus och närhet till fönster. Som ett grovt mått ska en person ha en procent dagsljus på sin arbetsyta. Det innebär att om det är 100 000 lux ute ska det vara 1 000 lux inne. Företag som inte uppfyller lagkraven kan beläggas med vite.

Dagsljus har stor inverkan på arbetsinsatserna, både kvalitativt och kvantitativt. Enligt Per Nylén ger dagsljus högre vakenhetsgrad, bättre koncentrationsförmåga och bättre sömnkvalitet samt stöd för dygnsrytmen. Fönsterplacering och rumsdjup blir därför en del av lokalbehovsbedömningen, inte bara en arkitektonisk detalj.

Ventilation och klimat regleras också i föreskrifterna om arbetsplatsens utformning, vid sidan av dagsljus och belysning. Ventilationsbehovet hänger samman med hur många personer som vistas i rummet och hur rummet används. Det kopplar tillbaka till hur många arbetsplatser och mötesplatser lokalen planeras för.

Ergonomi och skärmarbete som lokalplaneringsfråga

Stolen ska vara ställbar i höjd, lutning och ryggstöd. Skrivbordet bör kunna höjas och sänkas, och skärmen ska sitta i ögonhöjd på en armlängds avstånd. Det räcker inte att köpa bra möbler: en ställbar stol som aldrig justeras ger ingen nytta. Planeringen behöver därför omfatta introduktion och uppföljning av hur möblerna används.

Stillasittande åtta timmar om dagen är en hälsorisk. Rygg, nacke och axlar belastas, blodcirkulationen försämras och risken för hjärt-kärlsjukdom ökar. Höj- och sänkbara bord och utrymme att växla mellan sittande och stående blir därmed en fråga om möblering och yta, inte bara om möbelval.

Långvarigt skärmarbete orsakar ögontrötthet, huvudvärk och spänningar i nacken. Regelbundna pauser från skärmen behövs. 20-20-20-regeln innebär att man var 20:e minut tittar på något 20 meter bort i 20 sekunder. Ljusstyrka och kontrast ska justeras.

Arbetsgivaren ska erbjuda synundersökning till anställda som regelbundet arbetar vid bildskärm. Enligt SAMkollen gäller det dem som arbetar vid skärm mer än en timme per dag. Visar undersökningen att speciella glasögon behövs för skärmarbete ska arbetsgivaren stå för kostnaden.

Praktiskt innebär ergonomin att varje arbetsplats behöver tillräcklig yta. Bordet ska kunna ställas in individuellt, skärmen placeras på rätt avstånd och förvaringen rymmas så att arbetsytorna inte belamras. Antalet arbetsplatser som ska vara höj- och sänkbara påverkar både möbelkostnad och planlösning.

Personalutrymmen och stödfunktioner

Föreskrifterna om arbetsplatsens utformning innehåller krav och råd om personalutrymme, omklädning och duschutrymme. När föreskrifterna togs fram på 1950-talet saknades ofta personalutrymmen i fabriker och verkstäder. Många saknade omklädningsrum, tvätt- och duschmöjligheter och i vissa fall toaletter.

Inventera vilka personalutrymmen verksamheten behöver: pausrum, omklädning, dusch där arbetet kräver det, toaletter och förvaring för kläder, utrustning och personliga tillhörigheter. Lägg till utrymme för städning och underhåll samt angöring och plats för leveranser. Då tränger sig inte dessa funktioner in i arbetsytorna.

Alla arbetstagare i eller i anslutning till den färdiga byggnaden ska ha en god arbetsmiljö. Det gäller även de som sköter städning, sophämtning, varuleveranser och annat drift- och underhållsarbete. Deras behov av utrymme för arbetsutrustning, rörelsefrihet, belysning och ventilation behöver ingå i lokalbehovsbedömningen. Det ska inte hanteras som en fråga för fastighetsägaren.

Personalutrymmen kan också finnas utomhus, till exempel rast- eller pausplatser. Enligt Arbetsmiljöverket behöver friytan utomhus vara rätt placerad, tillräckligt stor och lämpligt utformad bland annat när det gäller säkerhet och tillgänglighet. Den ska utgöra en del av arbetsplatsen.

Distansarbete och faktisk närvaro

Utgå från faktiska närvaromönster i stället för antalet anställda. Flera statliga arbetsgivares riktlinjer för distansarbete har formulerats i samma riktning. Där står: ”Distansarbete är en möjlighet och inte en rättighet.”

En annan formulering är: ”Huvudregeln är att alla medarbetare arbetar på sin ordinarie arbetsplats.” En tredje lyder: ”Högst två dagar per vecka får användas till distansarbete.” Citaten är hämtade ur Försäkringskassans, Tillväxtverkets och Arbetsförmedlingens riktlinjer.

Forskningen ger stöd åt både för- och nackdelar. En analys av 28 studier från olika länder visade att distansarbete är förknippat med ökad tillfredsställelse i arbetet – men bara upp till 15 timmar i veckan. Därefter vänder det. En förklaring kan vara att större frånvaro från arbetsplatsen leder till social isolering från kolleger och sämre återkoppling.

Det får konsekvenser för ytbehovet. Färre fasta platser kan vara rimligt om närvaron är låg. Mötesrum, samtalsrum och ytor för gemensamt arbete behöver dimensioneras för de dagar då många är på plats samtidigt. Oavsett närvaromönster gäller kraven på utrymme att röra sig, avskildhet, dagsljus och luft för dem som faktiskt arbetar i lokalen.

Arbetsmiljöverkets föreskrifter om arbetsplatsens utformning gäller inte arbetsplatser som arbetsgivaren inte bestämmer över, som en anställds bostad. Kravet på distansarbete har tagits bort från föreskrifterna. Arbetsmiljölagen gäller dock fortfarande. Andra föreskrifter, som Arbete vid bildskärm (AFS 1998:5) och Belastningsergonomi (AFS 2012:2), gäller även vid hemarbete.

Om högst två dagar per vecka får användas till distansarbete är minst tre dagar i veckan på plats. Dimensionera mötesrum, samtalsrum och ytor för gemensamt arbete för de dagar då många är på plats samtidigt.

På kontorshotell i Stockholm kan priset vara från 3 000 kr per arbetsplats och månad. Räkna på total kostnad och antal platser, inte bara kronor per kvadratmeter. Vid kontorshotell är ytan per anställd ofta redan uträknad, medan gemensamma ytor delas.

Förhållande mellan distansarbete och faktisk närvaro

Fördelar och nackdelar med långt distansarbete

Systematisk bedömning och uppföljning

Systematiskt arbetsmiljöarbete enligt AFS 2023:1 innebär att riskbedömning, åtgärder och uppföljning gäller kontorsmiljö precis som alla andra arbetsplatser. Arbetsmiljöverket inspekterar kontor och frågar efter samma saker: riskbedömning, handlingsplan och dokumentation. Enligt SAMkollen saknar många kontorsföretag grundläggande arbetsmiljödokumentation.

Lägg upp arbetet som en cykel. Samla iakttagelser från lokalen och från medarbetarna. Riskbedöm vad som kan orsaka ohälsa eller olycksfall, besluta åtgärder med ansvarig och tidplan, genomför dem och följ upp att de fick avsedd effekt. Upprepa när verksamheten förändras – vid nyanställning, ombyggnad, nya arbetsuppgifter eller ändrade närvaromönster.

OSA-reglerna i AFS 2023:2 om organisatorisk och social arbetsmiljö omfattar arbetsbelastning, arbetstider och kränkande särbehandling. Enligt SAMkollen är dessa ofta de största riskerna på ett kontor. De hänger samman med lokalplaneringen: trängsel, brist på avskildhet och ständiga avbrott är både en fysisk och en organisatorisk risk.

Redan vid projekteringen har byggherrar, arkitekter och konstruktörer enligt de reviderade föreskrifterna om arbetsplatsens utformning ett större ansvar för arbetsmiljön i den färdiga byggnaden. Det minskar risken för kostsamma ändringar i efterhand. Dokumentera därför verksamhetens behov tidigt och följ upp hur lokalen fungerar efter inflyttning.

Systematisk arbetsmiljöbedömning enligt AFS 2023:1

Viktigaste risker i kontorsarbete enligt SAMkollen