Lager och logistiklokaler: krav, utformning och avtal

Utgå från verksamheten innan lokalen ritas

En guide för lager- och logistiklokaler måste hålla ihop tre delar: krav, utformning och avtal. Flödesunderlaget binder dem samman. Det avgör vilka krav lokalen ska uppfylla, hur den projekteras och vad avtalet ska reglera.

Kravdelen ska namnge Arbetsmiljölagen (1977:1160), arbetstidslagen, arbetsmiljöförordningen, arbetstidsförordningen och AFS 2023:3. Utformningsdelen ska beskriva gångstråk, trucktrafik, ljus, buller och bemanning. Avtalsdelen ska reglera kollektivavtal och TPL-avtal.

Vanligaste misstaget vid lageretablering är att utgå från lokalen och klämma in verksamheten i den. Börja i stället med varuflödet: vad som kommer in, hur det hanteras, var det lagras, hur det plockas och packas och hur det lämnar anläggningen. Kartlägg även returer, reklamationer och emballagehantering; de tar ofta mer yta och bemanning än väntat.

Underlaget behöver omfatta artiklarnas dimensioner, vikt och förpackningstyp, antalet artikelnummer, omsättningshastighet och krav på temperaturzoner, känsliga varor eller farligt gods. Toppar över dygnet, veckan och året spelar roll, liksom andelen pallgods respektive styckgods. Det avgör om lagret ska byggas för pallyft, småplock eller en kombination.

Därefter går det att uppskatta antal pallplatser och hyllmeter, zoner för inleverans, lagring, plock, packning och utleverans, samt gångstråkens och körvägarnas bredd för använda truck- och utrustningstyper. Personalens rörelser, pausutrymmen och transportsträckor ingår i samma kalkyl. En yta som sparar kvadratmeter men tvingar fram tunga eller trånga arbetsmoment är sällan billig i längden.

En enkel arbetsordning: beskriv verksamheten i flödesscheman och volymer, översätt den till yt- och utrustningsbehov, ställ krav på lokalens fysiska egenskaper och upphandla eller projektera först därefter. Då kan nybygge och befintlig lokal jämföras på samma grunder.

Kraven kommer från Arbetsmiljölagen (1977:1160), arbetstidslagen, arbetsmiljöförordningen, arbetstidsförordningen och Arbetsmiljöverkets föreskrifter, däribland AFS 2023:3. Riksdagen beslutar lagarna och Arbetsmiljöverket preciserar kraven.

Arbetsmiljöverket preciserar kraven för buller, farliga ämnen, ensamarbete och arbetsplatsens utformning. Flödesunderlaget behöver därför tidigt visa vilka av dessa frågor lokalen aktualiserar.

Avtalen är tre till sitt slag. Fastighetsägaren upplåter lokalen till en eller flera hyresgäster, kollektivavtalet är en överenskommelse mellan arbetsgivare och fack, och TPL-avtalet reglerar drift och bemanning.

Ett TPL-avtal behöver reglera tjänstens innehåll och omfattning, volymer och servicenivåer, ansvar för personal och arbetsmiljö, it- och lagersystem, avvikelser och avslut. Avtalet ska namnge fastighetsägare, hyresgäst och tredjepartslogistiker.

Underlaget följer med hela vägen. Det styr avtalet med entreprenör, tredjepartslogistiker eller facklig motpart.

Guiden håller ihop tre delar. Kraven kommer från Arbetsmiljölagen (1977:1160), arbetstidslagen, arbetsmiljöförordningen, arbetstidsförordningen och AFS 2023:3. Utformningen gäller gångstråk, trucktrafik, ljus, buller och bemanning. Avtalet gäller kollektivavtal, TPL-avtal och parterna fastighetsägare, hyresgäst och tredjepartslogistiker.

Arbetsmiljön avgörs redan i projekteringen

Arbetsmiljöverket betonar att arbetet med att förebygga arbetsmiljörisker måste börja tidigt – redan i planeringen och projekteringen av byggprojektet. Det hjälper till att undvika ohälsa och olycksfall senare i byggprojektet och i den färdiga byggnaden eller anläggningen. Den som beställer ett lager bygger därmed också arbetsmiljön för dem som ska arbeta där i många år framåt.

Arbetsmiljölagen (1977:1160) syftar till att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet och i övrigt uppnå en god arbetsmiljö. Den gäller varje verksamhet där arbetstagare utför arbete för en arbetsgivares räkning. Enligt Arbetsmiljöverket har arbetsgivaren det yttersta ansvaret för arbetsmiljön och ska leda arbetet mot en bättre arbetsmiljö. Lagen ställer också krav på andra än arbetsgivare och arbetstagare.

Arbetsmiljöverkets föreskrifter och allmänna råd om grundläggande skyldigheter, AFS 2023:3, reglerar planering, projektering och samordning av byggnads- eller anläggningsarbete. Syftet är att förebygga ohälsa och olycksfall under bygg- och bruksskedet samt ge förutsättningar för en god arbetsmiljö vid utformningen av arbetsplatser.

Kraven kommer i flera led. Arbetsmiljölagen och arbetstidslagen beslutas av riksdagen, medan arbetsmiljöförordningen och arbetstidsförordningen kompletterar dem. Arbetsmiljöverkets föreskrifter preciserar vad som gäller i den enskilda verksamheten.

Byggherren är den som låter utföra ett bygg- eller anläggningsarbete. Tillsammans med projektörer, Bas-P, Bas-U och entreprenörer har byggherren ansvar för en säker arbetsmiljö. I byggprojekt är flera aktörer inblandade samtidigt: byggherren, projektörer som arkitekt och konstruktör, byggarbetsmiljösamordnare i rollerna Bas-P och Bas-U samt entreprenörer. Alla har ansvar för en säker arbetsmiljö och måste samarbeta.

För en lageretablering innebär det att byggherren – ofta samma part som den framtida arbetsgivaren – tidigt behöver ställa krav i programhandlingarna på exempelvis gångstråk, trucktrafik, ljus, buller och bemanning.

Om arbetsmiljöfrågorna skjuts till slutet blir de riskabelt dyra och svåra att lösa. Det som kan projekteras bort ska projekteras bort. Det som återstår behöver hanteras med åtgärder och rutiner i driften.

Krav som inte går att projektera bort behöver i stället skrivas in i driftinstruktioner och avtal. AFS 2023:3 reglerar projektering för utformningen av arbetsplatser i, och i anslutning till, byggnader eller andra anläggningar vid ny- och ombyggnad.

Arbetsmiljölagen (1977:1160) är indelad i kapitel. 2 kap. handlar om arbetsmiljöns beskaffenhet, 3 kap. om allmänna skyldigheter och 6–8 kap. om samverkan, tillsyn och påföljder. För byggnads- eller anläggningsarbete finns särskilda regler enligt 3 kap. 6 §.

AFS 2023:3 1 § anger syftet: vid planering, projektering och samordning av byggnads- eller anläggningsarbete förebygga ohälsa och olycksfall under bygg- och bruksskedet och ge förutsättningar för god arbetsmiljö vid utformningen av arbetsplatser. 2 § säger att föreskrifterna också reglerar projektering för utformningen av arbetsplatser i och i anslutning till byggnader eller andra anläggningar vid ny- och ombyggnad.

Risker som följer bygg- och anläggningsskedet

Bygg- och anläggningsverksamhet är en av de farligaste branscherna räknat i antal dödsolyckor. Enligt Arbetsmiljöverket dör i genomsnitt 10 personer i den svenska arbetskraften inom bygg- eller anläggningsverksamhet varje år, vilket motsvarar en fjärdedel av alla som dör i arbetet. Därutöver omkommer i snitt minst en person anställd i ett utländskt byggnads- eller anläggningsföretag varje år – ett mönster som varit detsamma under lång tid.

Orsakerna är delvis strukturella. Byggarbetsplatser är tillfälliga arbetsplatser där arbetsmiljön och riskerna ständigt förändras, nya samarbeten uppstår både i planering och produktion, och en aktör planerar och projekterar ofta ett arbete som någon annan utför. Arbetsmiljöverket pekar också på brister i planering och projektering, många högriskmoment, tidspress, otillräckliga kunskaper om risker och hur de förebyggs samt bristande säkerhetskultur.

Förutom olycksfallsriskerna utsätts byggnads- och anläggningsarbetare för faktorer som på lång sikt kan leda till arbetsrelaterad dödlighet: buller, ihållande fysiskt tungt arbete och kemiska arbetsmiljörisker som asbest, kvarts och cancerogena kemiska produkter. Många drabbas också av arbetssjukdomar som belastningsskador och vibrationsskador.

Kemiska arbetsmiljörisker regleras också utanför arbetsmiljölagen. För ämnen och blandningar gäller EU:s Reach-förordning (EG) nr 1907/2006, och för personlig skyddsutrustning gäller förordning (EU) 2016/425.

Arbeten med särskild risk kräver alltid en beskrivning av åtgärder. För dig som byggherre eller hyresgäst är det ett dokument att efterfråga och följa upp – inte en formalitet. Det är där de mest allvarliga momenten synliggörs innan de inträffar.

Begreppet byggnads- och anläggningsarbete är brett. Schaktning, markarbete, grundförstärkning, bärlager och ytskikt räknas hit, liksom inredning och installation av utrustning för värme, ventilation, belysning, el samt vatten och sanitet till personalutrymmen. Ändringar, renoveringar och reparationer omfattas också. En ombyggnad av en lagerlokal är därför ett byggprojekt i föreskrifternas mening.

AFS 2023:3 räknar schaktning, markarbete, anläggningsarbete, byggnadsarbete, montering och nedmontering av prefabricerade element, inredning eller installation av utrustning, ändringar, renovering, reparationer, nedmontering, rivning, löpande och periodiskt underhåll, måleri- och rengöringsarbeten, dränering och sanering till byggnads- eller anläggningsarbete. Montering och underhåll av en fabriks processutrustning omfattas inte.

Gränsen för vad som räknas som byggnads- och anläggningsarbete är inte alltid självklar. Montering, underhåll och nedmontering av en fabriks processutrustning omfattas inte, medan etableringsarbeten, uppförande av ställningar och montering av lyftanordningar gör det.

Regelkedjan gäller även en ombyggnad: ändringar, renoveringar och reparationer räknas som byggnads- och anläggningsarbete. Beskrivningen av åtgärder för arbeten med särskild risk är därför ett dokument att efterfråga och följa upp.

Byggherren, projektörer, Bas-P, Bas-U och entreprenörer har parallellt arbetsmiljöansvar. Alla måste samarbeta för att ingen ska bli sjuk, skadas eller dö av jobbet. För en ombyggnad av en lagerlokal gäller samma regelkedja som för nybygge.

Krav på arbetsplatsens utformning och drift

Arbetsmiljölagen anger de allmänna kraven på miljön på jobbet, medan Arbetsmiljöverket enligt regeringens uppdrag bestämmer mer i detalj vad som gäller. Myndigheten ger därför ut föreskrifter som preciserar kraven, bland annat för buller, farliga ämnen, ensamarbete och arbetsplatsens utformning.

Arbetsmiljölagen är indelad i kapitel. För en lagerlokal är 2 kap. om arbetsmiljöns beskaffenhet och 3 kap. om allmänna skyldigheter centrala, medan 6–8 kap. handlar om samverkan, tillsyn och påföljder.

För en lagerlokal innebär det att utformningen inte bara handlar om effektivitet. Körvägar och gångstråk, siktlinjer vid korsningar och dörrar, belysning, skyltning, temperatur och ventilation, utrymmen för raster och ombyte samt framkomlighet för räddningsutrustning prövas mot kraven. Ytor som ständigt används som tillfällig uppställning eller överfylls blir snabbt både en arbetsmiljörisk och ett hinder i flödet.

Ensamarbete är särskilt relevant i lager som bemannas på kvällar, nätter och helger. När ensamarbete får förekomma, hur larm och tillsyn fungerar och vilka arbetsuppgifter som inte ska utföras ensam behöver lösas redan när lokal och bemanning planeras – inte i efterhand med lokala lappar på väggen.

AFS 2023:3 omfattar också projektering för utformningen av arbetsplatser i och i anslutning till byggnader eller andra anläggningar vid ny- och ombyggnad. Gångstråk, siktlinjer, belysning och personalutrymmen i en lagerlokal är därför projekteringsfrågor, inte efterjusteringar i drift.

AFS 2023:3 räknar inredning eller installation av utrustning för värme, ventilation, belysning, el samt vatten och sanitet till personalutrymmen som byggnads- eller anläggningsarbete. Det gör att sådana installationer i en lagerlokal kan omfattas av projekteringskraven.

I praktiken betyder det att krav på utformning och drift hör hemma i byggprogrammet och i driftinstruktionerna, med tydliga gränser för hur ytor och stråk får användas. Det som beställs in i gångstråk, siktlinjer, belysning och personalutrymmen behöver följa med in i avtalet om drift och bemanning.

Nybygge eller befintlig lokal med begränsningar

Befintliga lokaler har ofta begränsningar som inte syns i en annons. Ett aktuellt exempel är Eskilstuna, där Amazons lager på 25 000 kvadratmeter ligger i en fastighet på 50 000 kvadratmeter som ägs av Logicenters och även rymmer flera andra hyresgäster. Postnord TPL:s vd Andrew Kristensen konstaterar att lokalen har sina begränsningar, utan att gå in på detaljer.

Vid en genomgång av en befintlig lokal bör du systematiskt gå igenom takhöjd, golvets bärighet, pelaravstånd och fria spann, antal och höjd på portar och lastkajer, brandcellsindelning, sprinkler, ventilation, uppvärmning och elkapacitet.

Lika viktigt är var de tunga konstruktionerna sitter, eftersom de styr var väggar kan flyttas och var tunga installationer kan hängas upp.

Vissa saker går att ändra utan att göra avkall på arbetsmiljön: layout och zonindelning, märkning av gångstråk och körvägar, belysning, skyltning, ombyggnad av kontors- och pausytor samt in- och utlastningszoner. Andra saker är i praktiken låsta: takhöjd, pelargrid, golvkapacitet och kajernas placering.

Att försöka kompensera en för låg takhöjd eller ett trångt kajområde med pressade arbetsmoment flyttar bara problemet till personalen. Om kompromisser ändå måste göras bör de skrivas ner med en bedömning av vilka risker de för med sig och vilka åtgärder som krävs. Det ger ett underlag både för investeringsbeslutet och för den fortsatta uppföljningen i drift.

I den befintliga lokalen är det de låsta egenskaperna som styr: takhöjd, pelargrid, golvkapacitet och kajernas placering. De hör hemma i underlaget för både investeringsbeslutet och avtalet med fastighetsägaren.

En ombyggnad av en lagerlokal är ett byggprojekt enligt AFS 2023:3. Ändringar, renoveringar och reparationer omfattas. Det gör att krav på utformning och drift behöver hanteras i projektet, inte efteråt.

Bemanning, arbetstid och kollektivavtal

Arbetstidslagen beskriver hur mycket du får arbeta per dygn, per vecka och per år, och i vilken utsträckning du har rätt till pauser, raster eller måltidsuppehåll. Det är ramen som bemanningsplaneringen måste hålla sig inom, oavsett hur flödet ser ut under högsäsong.

Arbetstidslagen beslutas av riksdagen och kompletteras av arbetstidsförordningen. Arbetsmiljöverket preciserar kraven i föreskrifter.

Bemanningsdimensioneringen följer verksamhetens flöde. Den avgörs av hur många in- och utleveranser som ska hanteras per skift, hur länge en order får ligga, hur länge truckar och sorteringsutrustning får stå stilla vid driftstopp och hur sjukfrånvaro och semester täcks. Natt-, helg- och säsongsarbete gör också ensamarbete aktuellt.

Dina villkor på jobbet kan också regleras i ett kollektivavtal, som är en överenskommelse mellan arbetsgivare och fack. Finns inget kollektivavtal på arbetsplatsen gäller bara lagarna. Kollektivavtalet är därmed platsen där frågor om exempelvis arbetstidens förläggning, övertid, schemaläggning och obekväm arbetstid kan regleras vid sidan av lagens bestämmelser.

För den som planerar ett lager är slutsatsen enkel: arbetstidsreglerna och kollektivavtalet sätter gränser för hur bemanningen får läggas upp. De bör därför ingå i underlaget innan skiftplaner och lokalyta bestäms.

Bemanningsplanen är i praktiken ett avtalsunderlag. Den visar vilka skift, vilken täckning och vilka arbetsuppgifter som ska regleras i kollektivavtalet vid sidan av arbetstidslagen.

Egen drift eller tredjepartslogistik

Ett avtal med en tredjepartslogistikaktör kan omfatta både drift och bemanning av lagret. Postnord TPL tar över driften och bemanningen av Amazons lager i Eskilstuna, som servar kunder i Sverige, Danmark, Norge och Finland. Beskedet kom i januari 2026 och skiftet sker från första maj. Den tidigare TPL-partnern Kuehne Nagel fortsätter att drifta lagret fram till dess.

Amazons lager i Eskilstuna ligger i Logicenters fastighet på 50 000 kvm. Amazons lager upptar 25 000 kvm och fastigheten rymmer även flera andra hyresgäster.

Lokalen och driften kan ha olika parter. En fastighetsägare upplåter lokalen till en eller flera hyresgäster, medan en tredjepartslogistiker ansvarar för drift och bemanning. När bemanningen läggs över följer arbetsgivarrollen med – och enligt Arbetsmiljöverket har arbetsgivaren det yttersta ansvaret för arbetsmiljön.

Amazon gick in på den svenska marknaden 2020 med Kuehne Nagel som TPL-partner och omsatte 2,7 miljarder svenska kronor 2024. Zalando har lagt driften av sitt svenska centrallager på statliga Postnord.

Andrew Kristensen säger att Eskilstuna blir en central del av Postnord TPL:s e-handelsplattform. Han säger också att Postnord TPL är mycket stolt över förtroendet.

Kristensen beskriver Postnord TPL som en stor och statlig, svensk-dansk aktör. Han menar att Norden är en annan sorts marknad, vilket förklarar varför internationella aktörer väljer en nordiskt stark aktör.

Ett TPL-avtal behöver i praktiken reglera tjänstens innehåll och omfattning. Det bör också täcka volymer och servicenivåer, ansvar för personal och arbetsmiljö, it- och lagersystem, avvikelser och hur ett avslut ska gå till. Kom i förväg överens om vad som händer med lokalens begränsningar. Vem bär kostnaden om de kräver extra åtgärder?

Ett byte av logistikpartner är mer än ett avtalsbyte. I Amazons Sverigelager arbetar enligt Andrew Kristensen i dag flera hundra personer. Kristensen pekar på att tillväxten av internationella kunder som Zalando i Brunna och Amazon leder till skaleffekter för Postnord TPL. Det ger större möjligheter att rekrytera och bygga kompetens inom e-handelslogistik.

Kompetens, kontinuitet och personalens villkor är därför centrala frågor vid en övergång. Postnord TPL är Sveriges största tredjepartslogistiker. Andrew Kristensen ser en trend där stora internationella aktörer byter ut en internationellt välkänd aktör mot en som är stor i Norden.

Oavsett val av modell bör beslutet vila på samma underlag: kartlagda flöden, kända lokalbegränsningar och en tydlig bild av vem som ansvarar för arbetsmiljön i den dagliga driften. Vid ett partnerbyte behöver kompetens, kontinuitet och personalens villkor hanteras i avtalet, vid sidan av tjänstens innehåll och omfattning.

Parterna i exemplet är Postnord TPL, Amazon, Kuehne Nagel och fastighetsägaren Logicenters. Det visar att lokal och drift kan ha olika parter. Avtalet behöver därför namnge fastighetsägare, hyresgäst och tredjepartslogistiker.

Uppföljning när lokalen är i drift

Arbetsmiljöarbetet upphör inte när bygget är klart eller avtalet är tecknat. Arbetsmiljöverket understryker att arbetet med att planera och ordna arbetet och arbetsplatsen fortsätter för att minimera riskerna även under byggskedet. Arbetsmiljörisker som inte har kunnat projekteras bort behöver hanteras och åtgärdas. Detsamma gäller oförutsedda risker som uppstår. Samma logik gäller i den färdiga lagerlokalen.

Ett arbetssätt som håller över tid är att återkommande undersöka verksamheten, bedöma risker, sätta in åtgärder och följa upp att de fungerar. Särskild uppmärksamhet kräver förändringar. Dit hör nya flöden eller artiklar, nya truckar eller annan utrustning, ändrade skift- och bemanningsscheman, ombyggnader och inhyrning av personal. Varje sådan förändring är ett tillfälle att uppdatera riskbedömningen innan den nya rutinen blir etablerad.

I den löpande driften är rondering och egenkontroll av lokalen ett enkelt verktyg. Kontrollera att gångstråk är fria och tydligt märkta, att belysning fungerar, att ordning råder vid lastkajer, att ventilation och temperatur är rätt, att buller från truckar och utrustning hanteras och att tillbud och avvikelser rapporteras. Efterlevnaden blir bättre om den följs upp på samma sätt som produktion och kvalitet.

Arbetsmiljölagen rymmer kapitel om samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare, om tillsyn och om påföljder. Efterlevnaden är alltså inte bara en intern angelägenhet.

Arbetstagare och skyddsombud är enligt Arbetsmiljöverket viktiga för en god arbetsmiljö, och den som driver verksamheten ansvarar för att leda arbetet framåt. Avsluta därför uppföljningen med tre frågor. Vilka risker har vi kvar sedan projekteringen? Vilka nya har uppstått i drift? Är de åtgärder vi beslutade om faktiskt genomförda och verksamma?

Uppföljningen omfattar tre delar: kraven, utformningen i praktiken och det som avtalet säger om drift och bemanning. Förändringar av flöden, utrustning, skift och bemanning är tillfällen att uppdatera bedömningen innan rutinen etableras.

Kontrollera mot Arbetsmiljölagen (1977:1160), arbetstidslagen, AFS 2023:3, kollektivavtalet och TPL-avtalet. Uppföljningen ska täcka kraven, utformningen i praktiken och det avtalet säger om drift och bemanning.