Drift och skötsel av fastighet: vad ingår i avtalet?

Drift, skötsel och underhåll – tre begrepp som inte betyder samma sak

Drift handlar normalt om att hålla installationer och tekniska system i funktion och styra dem efter behov: värme, ventilation, tappvatten, el samt styr- och reglerutrustning. Skötsel är de löpande, återkommande åtgärderna på byggnad och mark. Underhåll är att återställa eller byta ut komponenter som tjänat ut. Vilket av orden avtalstexten använder avgör därför vilken typ av insats klausulen beskriver: en återkommande rutin, en felavhjälpande insats eller en återställande åtgärd.

Kostnadsredovisningen kan skilja sig mellan olika verksamheter: arbetstid och förbrukningsmaterial kan redovisas för sig under drift, medan tillsyn kan lyftas ut som en egen post när man vill analysera den totala kostnaden för den. Det ger en läsnyckel till avtalstexten: en driftklausul kan rymma både arbetstid och material, medan tillsyn kan vara en avgränsad post med egen kostnad. Läs därför varje klausul och avgör vilken av de två den beskriver – och om material är inräknat eller tillkommer.

En klausul går bara att följa upp om den anger både vad som ska göras och hur ofta. Formuleringar som enbart talar om "drift av fastigheten", utan momentbeskrivning och intervall, går inte att mäta mot en faktura eller ett tillsynsprotokoll. Skriv i stället ut moment, plats och intervall var för sig, och håll felavhjälpning, tillsyn och underhåll som skilda poster – de har olika kostnadsansvar.

I dokumentet Aff-definitioner finns olika termer definierade, cirka 60 stycken, som är vanligt förekommande i Aff-avtal. Det visar varför begreppen behöver definieras i det egna avtalet: samma ord kan betyda olika saker hos två parter, och definitionen är det som gör klausulen möjlig att följa upp.

Skillnader mellan drift, skötsel och underhåll i fastighetsförvaltning

Det här behöver avtalet ge svar på

Innan avtalstexten granskas bör sex frågor vara besvarade: Vem utför momentet – entreprenörens egen personal eller en underentreprenör? Hur ofta utförs det – med intervall eller med utlösande villkor? Vad ligger i fast arvode och vad faktureras rörligt? Vem betalar förbrukningsmaterial och reservdelar? Hur rapporteras avvikelser och inom vilken tid? Och var går gränsen mellan den som sköter driften och fastighetsägarens beslut, till exempel vid åtgärder över ett visst belopp?

Materialfrågan hänger direkt ihop med begreppen. Om drift i avtalet omfattar både arbetstid och förbrukningsmaterial behöver avtalet säga om förbrukningsmaterial ingår i arvodet eller faktureras separat. Det behöver också säga vem som beställer det och vem som står för reservdelar till installationer. Utan den regleringen blir varje filterbyte och varje packning en förhandling i efterhand.

Avvikelserapporteringen styr det dagliga arbetet. Den bör ange att avvikelser rapporteras skriftligt med plats, tidpunkt, bedömning, föreslagen åtgärd och prioritering, samt vem hos fastighetsägaren som tar emot rapporten. Koppla rapporten till en beslutanderätt: vem får beställa en åtgärd direkt, och upp till vilket belopp måste ärendet lyftas? Avtala också om vem som ansvarar för kontakten med hyresgäster och för tillträde. Själva hyresförhållandet regleras i 12 kap. jordabalken, medan driftavtalet reglerar förhållandet mellan fastighetsägaren och den som utför arbetet.

För återkommande drift- och skötseluppdrag finns standardavtalet ABFF – Allmänna bestämmelser för entreprenader inom fastighetsförvaltning och service. Det passar entreprenader där en funktion ska upprätthållas genom återkommande arbeten, och används vid fastighetsförvaltning, drift och underhåll av fastigheter, städning och ekonomisk förvaltning. ABFF måste åberopas i avtalet för att gälla mellan parterna – det gäller inte av sig självt.

ABFF innehåller nio kapitel och liknar upplägget i AB 04 och ABT 06: omfattning, utförande, organisation, tider, ansvar, ekonomi, avslutande statskontroll, avbeställning och hävning samt tvist. Kapitlen ger en färdig ordning att lägga de egna momenten i.

AB 04 och ABT 06 ges ut av Byggandets Kontraktskommitté och används i projekt med en början och ett slut, till exempel nybyggnad och ombyggnad. AB 04 gäller utförandeentreprenad där beställaren svarar för projekteringen, ABT 06 totalentreprenad där entreprenören ansvarar för både projektering och utförande. Skillnaden mot ABFF är att ABFF reglerar löpande prestationer som ska upprätthålla ett läge eller en funktion.

ABFF innehåller inget garantiansvar för entreprenören. Enligt ABFF kap. 4 § 5 gäller i stället en ansvarstid på fem år efter kontraktstidens utgång, och det är beställaren som måste visa att ett fel eller en skada hänför sig till entreprenörens åtagande. Ska material- och varugarantier gälla behöver parterna avtala om dem särskilt.

De moment som återkommer i avtalstexten följer av byggnadens system. Värmestyrning, ventilation, tappvatten, el och styr- och reglerutrustning hör till driftposten; branddörrar, utrymningsvägar och släckutrustning till brandskyddet; avfallsutrymmen och sortering till avfallshanteringen; hiss, dörrautomatik och snöröjning till tillgängligheten. Varje sådant moment behöver egen rad med plats, intervall och ansvar.

Byggnadens egenskaper avgör vilken skötsel som krävs

Enligt 8 kap. 4 § plan- och bygglagen ska ett byggnadsverk ha de tekniska egenskaper som är väsentliga i fråga om 1. bärförmåga, stadga och beständighet, 2. säkerhet i händelse av brand, 3. skydd med hänsyn till hygien, hälsa och miljön, 4. säkerhet vid användning, 5. skydd mot buller, 6. energihushållning och värmeisolering, 7. lämplighet för det avsedda ändamålet, 8. tillgänglighet och användbarhet för personer med nedsatt rörelse- eller orienteringsförmåga, 9. hushållning med vatten och avfall, 10. bredbandsanslutning och 11. hållbar mobilitet. I Boverkets kunskapsbank beskrivs säkerhet vid användning som ett av elva tekniska egenskapskrav, preciserat i plan- och byggförordningen, med syftet att förhindra olyckor till följd av olämplig utformning av byggnader. Den version av paragrafen som visas där är ändrad genom lag (2026:745).

De elva egenskapskraven fungerar som en kontrollista när avtalets moment ska bestämmas, eftersom varje krav motsvarar återkommande uppgifter i driften: bärförmåga och beständighet följs upp genom besiktning av konstruktion, fasad och fukt; säkerhet i händelse av brand genom kontroll av branddörrar, utrymningsvägar och släckutrustning; hygien, hälsa och miljö genom ventilation, vatten och avfallshantering; säkerhet vid användning genom räcken, fallskydd och halkbekämpning; buller genom att installationer inte ger störande ljud; energihushållning genom styrning och injustering av värme och ventilation; lämplighet för ändamålet genom att byggnadens användning motsvarar det avsedda; tillgänglighet genom hiss, ramper, dörrautomatik och snöröjning; hushållning med vatten och avfall genom avfallsutrymmen och sortering; bredbandsanslutning och hållbar mobilitet genom nät, laddpunkter och cykelparkering.

Följden är att två byggnader med samma yta men olika installationer, ålder och verksamhet behöver olika moment och intervall i avtalet. En fastighet med kyla, garage eller hiss kräver moment som en fastighet utan dessa system inte behöver, och en verksamhet med många besökare ställer andra krav på säkerhet vid användning och tillgänglighet än en lagerlokal. Boverket uppger samtidigt att flera stora regeländringar är på gång inom plan- och bygglagen och tillhörande författningar. Kravnivån bakom avtalets moment kan därför ändras under avtalstiden – låt avtalet hänvisa till gällande regler i stället för att låsa en lista.

Egenskapskraven preciseras i plan- och byggförordningen, PBF, och i föreskrifter som meddelats med stöd av 16 kap. 2 § plan- och bygglagen. Boverket har samlade sidor om sina nya byggregler och besvarar där frågan om BBR 31 är detsamma som Boverkets nya byggregler. Hänvisa därför till BBR och gällande föreskrifter i avtalet i stället för att skriva av en lista med paragrafnummer som kan hinna bli inaktuell.

Nyckelregler från svensk lagstiftning för drift och skötsel av fastigheter

Att välja ambitionsnivå och strategi för driften

Ordningen är viktig: strategin väljs före avtalet, och avtalet blir en översättning av strategin till moment, intervall och ansvar. Blir avtalet i stället en lista på enskilda sysslor uppstår lätt en nivå som ingen medvetet har valt.

Tre vägval brukar behöva avgöras innan avtalet skrivs. Det första är ambitionsnivå per objekt eller objektstyp, kopplad till verksamhetens krav, besöksfrekvens och byggnadens tekniska innehåll. Det andra är om driften ska skötas i egen regi, läggas ut helt eller delas så att egen personal gör tillsyn och en entreprenör ansvarar för installationstekniken. Det tredje är tidsperspektivet: en underhålls- och reinvesteringsplan som löper över flera år gör att driftavtalet kan hållas kortare och reinvesteringsbeslut fattas separat, i stället för att åtgärder successivt beställs som tillägg.

Knyt nivån till det som faktiskt går att styra. Uppgifter som kräver lokal närvaro och jour – till exempel felavhjälpning och tillsyn av utrymningsvägar – bör regleras med tider, medan uppgifter som kan följas via styr- och övervakningssystem kan regleras med larmgränser och åtgärdstider. Skriv också in avtalstid, förlängningsmöjlighet och grunden för prisjustering, så att nivån kan omprövas när verksamheten ändras.

Valet av avtalskoncept hör till strategin. Aff-konceptet är utarbetat i samarbete mellan beställare och leverantörer för att ge en balans mellan parterna, och kan användas inför upphandlingar av fastighetsförvaltning och andra verksamhetsanknutna, återkommande tjänster. Eftersom ABFF måste åberopas i avtalet blir det ett medvetet beslut i strategin, inte en bilaga som följer med av bara farten.

Steg för att formulera ett tydligt drift- och skötselavtal

Tillsyn och uppföljning av kostnader

Tillsyn kan redovisas som en egen post när man vill analysera den totala kostnaden för den, vid sidan av arbetstid och förbrukningsmaterial under drift. Samma uppdelning bör krävas i avtalet: att fakturor och rapporter särredovisar arbetstid, material, tillsyn och underentreprenörer. Utan den uppdelningen går det inte att jämföra anbud mot varandra eller att följa kostnadsutvecklingen mellan två avtalsperioder, eftersom en ökad kostnad kan bero på mer tillsyn, dyrare material eller fler felavhjälpningar.

Bestäm i avtalet vad rapporteringen ska innehålla och hur ofta den lämnas. Ett tillsynsprotokoll per tillfälle och objekt, en avvikelselista som visar vilka avvikelser som är öppna respektive åtgärdade, och en återrapportering av nedlagd tid per åtgärd ger fastighetsägaren underlag för både budget och beslut. Komplettera med fastighetsägarens egen uppföljning av entreprenörens egenkontroll, till exempel genom platsbesök och stickprov, eftersom egenkontrollen utförs av den som också har intresse av att den ser komplett ut.

Koppla uppföljningen till konsekvenser. Om avtalet inte skiljer på åtgärder som ingår i arvodet och åtgärder som faktureras rörligt, blir både avvikelsehanteringen och budgeten svår att styra. Om ingen inom fastighetsägarens organisation äger avvikelselistan stannar den hos entreprenören. Bestäm därför vem som tar emot rapporteringen, vem som beslutar om åtgärd och hur ofta nivån följs upp mot avtalet.

Kontrollerna kan läggas in som egna poster i uppföljningen. Bland Boverkets mest sökta ämnen finns OVK och energideklaration, och energideklarationer kan hämtas i Boverkets e-tjänst. Sådana kontroller har egna handlingar och datum och går att stämma av vid sidan av tillsynsprotokoll och avvikelselistor.

Använd ABFF:s kapitel för omfattning, tider, ansvar och ekonomi som ordning även när avtalet inte följer standardavtalet fullt ut. Kräv att fakturan följer samma uppdelning som avtalet, så att varje post går att härleda till ett moment och ett ansvar.

Frågor att ställa innan avtalet skrivs på

Begreppen: används drift, skötsel, underhåll och tillsyn med samma innebörd i avtalet som i fastighetsägarens egen kostnadsredovisning? Är det tydligt hur arbetstid, förbrukningsmaterial och tillsyn redovisas?

Momenten: är varje uppgift beskriven med plats och intervall, och framgår det om insatsen är återkommande rutin, felavhjälpning eller underhåll?

Material och reservdelar: ingår förbrukningsmaterial i arvodet eller faktureras det rörligt, vem beställer och vem betalar?

Egenskapskraven: vilka av kraven i 8 kap. 4 § plan- och bygglagen – brand, hygien och miljö, säkerhet vid användning, energi, tillgänglighet, vatten och avfall med flera – berörs av de moment som ingår, och täcker avtalet dem?

Ambitionsnivån: vilken strategi ligger bakom avtalet, stämmer intervallerna med den valda nivån, och är egen regi respektive entreprenad vald medvetet per uppgift?

Rapporteringen: vem ansvarar för tillsynsprotokoll och avvikelserapportering, vad ska en avvikelse innehålla och inom vilken tid ska den lämnas?

Beslutanderätten: vem får beställa en åtgärd direkt, och upp till vilket belopp måste ärendet lyftas?

Uppföljningen: är faktureringen uppdelad i arbetstid, material, tillsyn och underentreprenörer, och vem följer upp nivån mot avtalet och hur ofta?

Standardavtalet: är ABFF åberopat i avtalet, och är det klart att det inte gäller av sig självt?

Ansvarstiden: är ABFF kap. 4 § 5 om fem års ansvarstid efter kontraktstidens utgång känd, och är det klart att ABFF inte innehåller något garantiansvar?

Materialgarantier: ska varu- och materialgarantier gälla, och är de i så fall avtalade särskilt?

Regelhänvisningen: hänvisar avtalet till BBR och gällande föreskrifter i stället för till en låst lista med paragrafnummer?

Checklista innan avtal om drift och skötsel skrivs